Intelligent Enterprise Russian Edition 2008, октябрь
В функции Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами входит отбор заявок на создание ОЭЗ, ведение банка данных отведенных под них земельных участков и объектов недвижимости, находящихся на их территории. Первым объектом автоматизации агентства стал документооборот. Тендер на исполнение проекта по созданию системы электронного документооборота выиграла компания АйТи. Для внедрения специалисты АйТи предложили собственную разработку - систему БОСС-Референт на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
В функции Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами (ОЭЗ) входит отбор заявок на создание ОЭЗ, ведение банка данных отведенных под них земельных участков и объектов недвижимости, находящихся на их территории. Фактически первым объектом автоматизации агентства стал документооборот.
Работа с документами - один из основных бизнес-процессов Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами. Мониторинг реализации соглашений о создании ОЭЗ, регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве резидентов особой экономической зоны, контроль исполнения резидентами соглашений о ведении промышленно-производственной или технико-внедренческой деятельности - вот лишь небольшая часть сопровождаемых документами функций этого ведомства.
В целом организацию делопроизводства можно охарактеризовать как "централизованно децентрализованная". Централизованно группа работников общего отдела Управления делами, в ведении которых находится делопроизводство всего центрального аппарата агентства, производит прием и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрацию приказов и распоряжений. Внутренний документооборот ведется по децентрализованной схеме. Это касается документов, порождаемых и исполняемых внутри тематических и структурных подразделений ведомства.
Выбор платформы
Понятно, что ведомству, столь интенсивно работающему с документами, автоматизация этих процессов жизненно необходима. Тендер на исполнение проекта по созданию системы электронного документооборота (СЭД) выиграла компания АйТи. Проект стартовал в конце 2007 года.
Специалисты АйТи проанализировали ситуацию с документооборотом, которая к тому моменту сложилась в агентстве: следовало автоматизировать одиннадцать процедур, составляющих процесс делопроизводства. В частности, такие, как формирование поручений и контроль их исполнения, поиск документов, их создание, согласование и подписание, обработка обращений граждан, электронный обмен в едином контуре документооборота с территориальными управлениями и подведомственными организациями.
Для внедрения специалисты АйТи предложили собственную разработку - систему БОСС-Референт на платформе IBM Lotus Domino/Notes. По мнению заместителя руководителя Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами Андрея Петрушина, эта платформа хороша тем, что она документоориентирована - то есть предназначена не просто для хранения данных, но для хранения документов. Кроме того, СЭД на базе IBM Lotus обладает необходимыми возможностями для построения территориально-распределенного документооборота, что соответствует структуре агентства, имеющего тринадцать территориальных управлений в разных городах страны. В отличие от реляционных СУБД программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes становится корпоративной информационной средой, которая помимо работы с документами предоставляет пользователям такие сервисы, как электронная почта, адресные книги, календарное планирование.
"Имеет значение и то, что при наличии каналов связи на системном уровне обеспечивается репликация данных и документов,- отметил Андрей Петрушин. - Условно говоря, в центральном аппарате мы можем вести телефонный справочник, который с заданной нами периодичностью будет актуализировать копии аналогичных по структуре справочников у других подчиненных нам структур. То же делается со всеми базами данных". Таким образом, информация, необходимая для централизованного управления системой, может синхронизироваться и актуализироваться в рамках одного дня - как это принято для справочников? классификаторов. Такой частоты обновлений достаточно для ритма рабочих процессов, принятых в агентстве.
Реализация проекта
В связи с внедрением системы БОСС-Референт перестраивать деловые процессы в агентстве не понадобилось. Была проведена необходимая её адаптация под бизнес-процессы агентства. Сейчас СЭД базируется на операциях в соответствии с инструкцией по делопроизводству ведомства. "Она абсолютно дружественна и повторяет те рабочие процессы, которые привычны для всех участников документооборота, даже если они раньше работали с бумажными оригиналами",- прокомментировал Андрей Петрушин.
Структура системы продиктована распределением задач между подразделениями агентства и коллективами исполнителей в виде самостоятельных рабочих мест, скомпонованных по функциональному принципу. Учтены особенности делопроизводства ведомства с точки зрения организационной структуры центрального аппарата агентства: руководитель - заместители - управления.
В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие автоматизировать следующие основные производственные процессы: регистрация входящей и исходящей документации (БД "Канцелярия"); рассылка документов; обработка обращений граждан и контроль исполнения принятых по ним решений (БД "Обращения граждан); контроль исполнения поручений, данных руководством агентства по поступающим документам (БД "Поручения", БД "Канцелярия руководителя"); регистрация, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т. д. (БД "Организационно-распорядительные документы"); процессы согласования проектов документов и передачи их на утверждение и последующую регистрацию, работа с документами с грифом "Для служебного пользования" и функция поиска документов. В ходе проекта были оптимизированы процессы регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный вид. "У нас не такой большой документооборот, как в других органах государственной власти, поэтому все основные документы, накопленные за истекшие годы с момента создания агентства, мы перевели в электронный вид и храним в базе данных,- говорит Андрей Петрушин. - А все вновь входящие документы в соответствии с нашими регламентами мы сразу сканируем и переводим в электронную форму. Исходящие храним в виде файлов с приложениями в привычных форматах Word или Excel". Чтобы проделать такую работу, систему БОСС-Референт интегрировали с программными средствами ABBYY. При сканировании образы документов автоматически прикрепляются к регистрационным карточкам СЭД.
В начале 2008 года система БОСС-Референт была успешно внедрена в подведомственной агентству организации - ОАО "Особые экономические зоны". В последующем обеспечена возможность информационного взаимодействия не только пользователей двух организаций, но и баз данных "Канцелярия" этих ведомств по пересылке зарегистрированных документов.
Эффект автоматизации
"Прежде всего его чувствуют наши сотрудники,- отметил Андрей Петрушин,- теперь им нет необходимости хранить огромные массивы документов, упорядочивать, устраивать свою собственную систему поиска. Поисковые функции реализованы по всему массиву документов, для каждого из них заведена электронная контрольная карточка с основными реквизитами: исполнитель, тема поручения, необходимые ссылки. Ведется тезаурус ключевых слов, фраз, помогающих определить, чему посвящен тот или иной документ".
Конечно, при внедрении системы приходится менять менталитет и привычки сотрудников. Причем не только тех, что занимаются делопроизводством, но и тех, кто непосредственно участвует в исполнении документов, - руководящего состава, поскольку работа в основном организуется по безбумажной технологии. Некоторые сотрудники пока не могут работать с экраном, но агентство стремится постепенно снижать количество бумажных документов и в ближайшие два года достичь практически полного перехода на безбумажный документооборот. "Главное, чтобы не возникало непонимание у сотрудников, которые этой системой пользуются. Ведь система прежде всего строится для людей", - подчеркнул Андрей Петрушин.
Еще одно преимущество, которое даёт автоматизация, - оптимально выстроенный документооборот. По словам представителей агентства это в свою очередь способствует правильной организации системы управления, призванной обеспечивать высококачественное, квалифицированное, своевременное и полноценное исполнение тех поручений, которые можно направлять руководителям в вышестоящие органы.
Планы по развитию системы
"К настоящему моменту мы располагаем системой, которая может быть растиражирована в территориальные управления агентства для создания единого информационного пространства электронного документооборота",- рассказал Андрей Петрушин. До конца этого года систему планируется распространить на четыре территориальных подразделения - два управления в промышленно-производственных зонах и две технико-внедренческие зоны в Дубне и Томске. Агентство оснащает их вычислительной техникой и средствами групповой обработки данных, в том числе и системой электронного документооборота как для организации внутреннего делопроизводства, так и для взаимодействия с центральным аппаратом ведомства.
Предполагается использовать единую систему для всей организации с учетом двухуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. Это позволит иметь СЭД с иерархической отраслевой структурой, которая подразумевает комплекс систем электронного документооборота, объединенных для решения задач документационного обеспечения управления и основанных на отношениях подчинения. В связи с этим она приобретает статус отраслевой системы.
В настоящий момент проводятся работы по модернизации программного обеспечения СЭД и ее адаптации для функционирования на платформе Lotus версии 8, а также по подготовке инфраструктуры к развертыванию серверов СЭД и настройке рабочих мест в территориальных управлениях. В 2009 году система будет распространена на оставшиеся девять территориальных подразделений.
Намечается и расширение функционала, что является естественной фазой развития системы после ее сдачи в промышленную эксплуатацию. В планах - разработка полностью автоматизированного интерфейса с СЭД Министерства экономического развития РФ, чтобы исключить человеческий фактор, из- за которого нередки ошибки, неточности и задержки сроков.
Кроме этого агентство планирует завершить внедрение инфраструктуры, необходимой для реализации электронно-цифровой подписи, чтобы по возможности исключить хождение бумажных документов с обычной подписью уполномоченного лица.
