Бухгалтерия - самое "макулатурное" подразделение любой фирмы. Нередко старые бумаги занимают все пространство в комнате и мешают работе. О том, как правильно систематизировать и хранить документы, на одном из семинаров рассказала директор центра комплектования и работы с ведомственными архивами "Мосгорархива" Татьяна АВЕРЬЯНОВА.
Зачем это нужно
Большая часть документов фирмы, конечно же, бухгалтерские. Причем часто бывает, что хранят их там же, где они рождаются, - в бухгалтерии. Но бесконечно так продолжаться не может. Когда-нибудь свободного места не станет совсем и надо будет решать, где хранить бумаги.
Многие не доверяют свои "секретные материалы" частному архиву (о работе частных архивов "Расчет" писал в январском номере на стр. 54) и предпочитают хранить их у себя. При этом следует соблюдать некоторые правила, которые позволят содержать бумаги в пригодном для использования виде достаточно долгое время.
Личный кабинет
Под архив лучше определить отдельное помещение. Но подвал или чердак для этих целей не подойдут. Там, как правило, невозможно поддерживать нужную температуру и влажность. Оптимальная температура для архива -17-19o С, влажность - 50-55 процентов. По нормам на одном квадратном метре можно хранить не более 400 папок с документами.
Не допускайте попадания на бумаги солнечного света. На практике г-жи Аверьяновой был случай, когда все документы, находившиеся в помещении с незашторенными окнами, выцвели и фирма была вынуждена их восстанавливать.
Не забывайте и про санитарные нормы, иначе архив постоянно будут атаковать насекомые и грызуны. В помещении, где вы храните документы, необходимо ежедневно проводить влажную уборку.
Само собой, архив следует охранять. Бухгалтерские документы могут потребовать контролеры, и их пропажа в этом случае приведет к негативным последствиям. Лучше, если дверь в архив будет металлической, а ключи от нее будут у охраны. Если же охранников на фирме нет, то ключи должен хранить главбух.
Вот она какая, номенклатура
"Каждый документ после исполнения следует определить в конкретное дело", - подчеркнула Татьяна Аверьянова. Чтобы бумаги можно было легко найти, нужно создать номенклатуру дел. Это перечень документов вашей фирмы с определенными характеристиками: индекс дела, заголовок, количество единиц хранения, срок хранения. Такой перечень надо формировать ежегодно.
По словам Татьяны Аверьяновой, межведомственная комиссия под руководством Федеральной архивной службы разрабатывает проект закона о документационном обеспечении управленческой деятельности. В нем предусмотрена обязанность фирм формировать номенклатуру дел. Так что пора привыкать составлять перечень документов. И дело тут не столько в законопроекте, сколько в удобстве использования.
Одна из участниц семинара пожаловалась, что в бухгалтерии "вечно не найдешь необходимых бумаг". На что лектор ответила: "Вот и составляйте номенклатуру! Надо что-то найти - посмотрел на список, увидел, под каким номером и где лежит дело, - и все в порядке".
Если у вас большая фирма, то каждое подразделение может составить номенклатуру своих документов, а потом служба делопроизводства (канцелярия) сведет их в одну. На небольшой фирме составлять перечень бумаг придется бухгалтеру.
Для пользы дела
Если требование о создании номенклатуры документов пока находится в стадии законопроекта, то сроки хранения соблюдать нужно уже сейчас. Все бухгалтерские документы следует хранить не менее пяти лет (ст. 17 закона о бухгалтерском учете). Подробно о сроках хранения можно узнать в "Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утв. Федеральной архивной службой 6 октября 2000 г.). Документы сгруппированы здесь по основным направлениям деятельности предприятия, таким, как организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и т. д. Этот перечень - основной нормативный документ при определении сроков хранения для всех фирм.
Лектор дала ряд практических советов по хранению документов. Личные дела удобнее сортировать по году увольнения работников. Например, в 2003 году из фирмы ушли пять сотрудников. Их дела необходимо собрать в одну папку, на которой нужно поставить год увольнения. Такие папки можно объединять в пачки за определенный временной промежуток, к примеру "2000-2003 гг.", а не хранить по отдельности. В этом случае опись составляют для пачки в целом, а не для каждого дела. И вам не придется перечислять все личные дела, на описи достаточно будет указать: "Личные дела уволившихся за 2000-2003 годы".
Личные дела включают в себя: заявление о приеме на работу, копию приказа о зачислении сотрудника в штат, копию приказа о перемещении (если работник переводился с одного места на другое). А также личный листок, автобиографию, контракт, заявление об увольнении, копию приказа об увольнении. Эти документы обязательно нужно переплетать. Некоторые фирмы хранят их в скоросшивателях. "Это неправильно, - подчеркнула Татьяна Аверьянова. - Ведь в скоросшивателях есть металл, а он - враг любой бумаги". В личном, а также в любом другом деле должно быть не больше 250 листов. "Кстати, на некоторых фирмах выбрасывают невостребованные трудовые книжки. Запомните, их нужно хранить не менее 50 лет", - заметила лектор.
Документы, срок хранения которых истек, уничтожают. Для этого необходимо составить акт о выделении документов к уничтожению и согласовать его с экспертной комиссией. Комиссию создают из 3-5 человек - работников фирмы. Уничтожить ставшие ненужными бумаги могут специальные службы. Они освободят вас от хлама, да еще и заплатят немного за макулатуру. Фирмы, которые не хотят выставлять напоказ даже старые документы, могут сжечь их сами. Тут главное - не забыть составить еще один акт - об уничтожении.
Ваш выбор
Организация архивного хранения, которую предложил лектор, - дело не подневольное. Если вам и грозит ответственность за нарушение процедуры документирования, то иначе как смешной ее не назовешь. Нарушив правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, вы отделаетесь штрафом от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП).
В принципе, вы сами можете определить порядок хранения своих документов, не делая номенклатур, описей и прочей архивной "сопроводиловки". Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент вы смогли без труда найти нужную бумагу.
Но помните, отсутствие этих "пережитков", как многие называют "сопроводиловку", может осложнить вам жизнь. Как заверила г-жа Аверьянова, если архивное хранение организовано не по "государственным" правилам, то при ликвидации фирмы государственный архив не примет документы на хранение без систематизации.
В госархив при ликвидации фирмы сдают документы по личному составу, которые нужно хранить не менее 75 лет. Это приказы, лицевые счета по заработной плате, личные дела и личные карточки. И чтобы привести их в порядок, вы будете вынуждены либо обратиться к услугам частных архивов, либо разгребать все сами. Последнее предполагает большие затраты времени и сил. Ведь, чтобы систематизировать документы так, как того требует госархив, надо знать много нюансов. Так, например, лицевые счета нужно располагать строго в алфавитном порядке, а не по рангу табельных номеров, как это зачастую делают фирмы. Обо всех тонкостях можно прочитать в основных правилах работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Впрочем, лазейка всегда есть. Пока законом не предусмотрена обязанность ставить отметку госархива на ликвидационном "бегунке". Сдать бумаги в госархив или выбросить их на свалку - ваш личный выбор. При этом не надо забывать, что уничтоженные раньше времени документы могут понадобиться вашим бывшим работникам. Например, для расчета пенсий.
Редакция благодарит за помощь в создании материала организаторов семинара - компанию STAR Personnel Ltd.
